Persónuverndarstefna venture legal ehf.

INNGANGUR
Venture Legal ehf., kt. 440124-2160 („félagið“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins.
Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða einstaklinga sem eru í viðskiptum við félagið, einstaklinga sem hafa samband við félagið, tengiliði sem koma fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, sem og aðra tengiliði („viðskiptavinir“).
Persónuverndarstefnunni er ætlað að upplýsa viðskiptavini um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.
Ef viðskiptavinur er í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar viðskiptavin, vinsamlega hafðu samband við Höskuld Eiríksson (hoskuldur@venturelegal.is), umsjónarmann persónuverndar, til að fá frekari upplýsingar.

1. TILGANGUR OG LAGASKYLDA
Félagið leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefnan byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2. HVAÐ ERU PERSÓNUUPPLÝSINGAR?
Persónuupplýsingar í skilningi persónuverndarstefnunnar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3. PERSÓNUUPPLÝSINGAR SEM FÉLAGIÐ VINNUR UM VIÐSKIPTAVINI
Félagið safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um viðskiptavini eftir því hvort viðskiptavinur er einstaklingur í viðskiptum við félagið eða lögaðili í viðskiptum við félagið.
Í þeim tilvikum sem félagið vinnur fyrir einstaklinga safnar félagið eftirfarandi upplýsingum um viðskiptavini:

(a) samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, heimilisfang eða upplýsingar um dvalarstað, símanúmer og netfang;
(b) kennitala;
(c) upplýsingar úr samskiptum; og
(d) reikningsupplýsingar, m.a. upplýsingar um virðisaukaskattsnúmer og séróskir varðandi reikningagerð.

Þegar viðskiptavinur er lögaðili safnar félagið tilgreindum upplýsingum um forsvarsmenn slíkra aðila og eru það einkum:

(a) samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, símanúmer og netfang; og
(b) samskiptasaga.

Þá kann félagið að afla upplýsinga um stjórnmálaleg tengsl einstaklinga í áhættuhópi í skilningi laga um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka („peningaþvættislög“), en til áhættuhóps teljast þeir einstaklingar sem eru eða hafa verið háttsettir í opinberri þjónustu, nánasta fjölskylda þeirra og einstaklingar sem vitað er að eru nánir samstarfsmenn þeirra.

Auk framangreindra upplýsinga kann félagið einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem viðskiptavinir láta félaginu sjálfir í té sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess, þ.m.t. meginstarfsemi þess, sem er lögfræðiþjónusta. Upplýsingarnar eru unnar fyrst og fremst til að geta efnt formlega og óformlega þjónustusamninga við viðskiptavini og til að sinna öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini, en einnig fer vinnslan fram á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins af því að tryggja að viðskiptavinir félagsins fái góða þjónustu. Þá kunna upplýsingar að vera unnar á grundvelli lagaskyldu og óháð þeirri þjónustu sem félagið hefur tekið að sér að veita viðskiptavinum, t.d. hvað varðar reglur um peningaþvætti eða bókhaldslög.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum, t.d. Creditinfo, Keldunni, stjórnvöldum, dómstólum, þjónustuveitendum viðskiptavina, gagnaðilum og öðrum lögmönnum. Þá kann persónuupplýsinga að vera safnað af netinu, bæði af ýmsum heimasíðum, samfélagsmiðlum og gagnabönkum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila í öðrum tilvikum mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini um slíkt.

Upplýsingar um viðskiptavini sem unnar eru vegna stofnunar viðskipta eru varðveittar í 4 ár frá lokum viðskipta eða frá lokum viðskiptasambands ef um viðvarandi viðskiptasamband hefur verið að ræða. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Að meginstefnu til verða upplýsingar sem viðkoma eiginlegri lögfræðiþjónustu félagsins varðveittar lengur, enda kann vinnsla þeirra að reynast nauðsynleg til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Er þá varðveislutími miðaður við reglur um fyrningarfrest krafna sem getur almennt mest orðið 14 ár. Hins vegar kann að vera að upplýsingunum verði eytt fyrr, vegna rekstrarhagkvæmni.

4. VINNSLA UM AÐRA SEM HAFA SAMBAND OG HEIMSÆKJA VEFSÍÐU
Þegar einstaklingar setja sig í samband við félagið, vinnur félagið almennt með samskiptaupplýsingar viðkomandi og samskiptasögu.
Þegar einstaklingar heimsækja vefsíðu félagsins kann jafnframt að vera unnið með tilgreindar upplýsingar sem safnast með notkun á vefkökum. Félagið notar þó aðeins nauðsynlegar kökur og byggir sú vinnsla á lögmætum hagsmunum stofunnar. Þá safnar félagið ópersónugreinanlegum tölfræðiupplýsingum um notkun á vefsíðunni.

5. MARKPÓSTUR
Félagið kann að senda fréttabréf, sem og boð á viðburði og námskeið á vegum félagsins á viðskiptavini og aðra þá sem sérstaklega hafa skráð sig á tölvupóstfangalista félagsins. Vinnsla tölvupóstfanga í þeim tilgangi er byggð á lögmætum hagsmunum félagsins af markaðssetningu og því að tryggja viðskiptavinum félagsins fyrirmyndar þjónustu.
Ef viðskiptavinur óskar ekki eftir því að vera á tölvupóstlista félagsins getur viðskiptavinur ávallt afskráð sig með því að senda tölvupóst á venturelegal@venturelegal.is eða með því að velja hnapp í markpósti, sem veitir viðskiptavini valmöguleika á að afskrá sig.

6. MIÐLUN TIL ÞRIÐJU AÐILA
Félagið kann að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila, svo sem í tengslum við samningssamband þeirra við félagið, eða vegna lögfræðiþjónustu til þín eða þess fyrirtækis sem þú er tengiliður fyrir. Sem dæmi kann upplýsingum um þig að vera miðlað til innheimtuaðila vegna innheimtu skulda eða til annarra þriðju aðila, s.s. utanaðkomandi ráðgjafa eða verktaka, í tengslum við ráðgjöf til þín eða hagsmunagæslu fyrir þig.
Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til stjórnvalda, dómstóla, gagnaðila í ágreiningi, vitna, samstarfsaðila viðskiptavina eða annarra hagaðila. Einnig kann persónuupplýsingum viðskiptavina að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.
Þá gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita félaginu upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.
Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki viðskiptavinar eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

7. HVERNIG ER ÖRYGGI PERSÓNUUPPLÝSINGA TRYGGT?
Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

8. BREYTINGAR OG LEIÐRÉTTINGAR Á PERSÓNUUPPLÝSINGUM
Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að félaginu sé tilkynnt um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum viðskiptavina.
Viðskiptavinir eiga rétt á því að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga eiga viðskiptavinir jafnframt rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um sig, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

9. RÉTTINDI VIÐSKIPTAVINA HVAÐ VARÐAR ÞÆR PERSÓNUUPPLÝSINGAR SEM FÉLAGIÐ VINNUR
Viðskiptavinir eiga rétt á að fá staðfest hvort félagið vinnur persónuupplýsingar um sig eða ekki, og ef svo er getur viðskiptavinur óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann einnig að vera að viðskiptavinur hafi rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður getur viðskiptavinur farið fram á það við félagið að félagið sendi upplýsingar, sem viðskiptavinur hefur sjálfur látið félaginu í té eða stafa frá viðskiptavini, beint til þriðja aðila.
Við ákveðnar aðstæður getur viðskiptavinur óskað eftir því að persónuupplýsingum um sig verði eytt án tafar, til að mynda þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að viðskiptavinur hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni. Sé vinnslan byggð á samþykki er þér hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki viðskiptavinar.
Vilji viðskiptavinur ekki láta eyða upplýsingum sínum, t.d. vegna þess að viðskiptavinur þarf á þeim að halda til að verjast kröfu, en vill samt sem áður að þær séu ekki unnar frekar af hálfu félagsins getur viðskiptavinur óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.
Sé vinnsla á persónuupplýsingum viðskiptavinar byggð á lögmætum hagsmunum félagsins á viðskiptavinur einnig rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.
Framangreind réttindi viðskiptavinar eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda félagið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni viðskiptavina vegna réttinda félagsins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji félagið þau réttindi vega þyngra.
Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni viðskiptavinar mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

10. FYRIRSPURNIR OG KVÖRTUN TIL PERSÓNUVERNDAR
Ef viðskiptavinur vill nýta þér þau réttindi sem lýst er í 8-9. gr. í persónuverndarstefnunni eða ef viðskiptavinur hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnuna eða það hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar viðskiptavinar, getur viðskiptavinur haft samband við félagið.
Ef að viðskiptavinur er ósáttur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur viðskiptavinur sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

11. ENDURSKOÐUN
Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnunni í samræmi við breytingar á persónuverndarlögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á persónuverndarstefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Þessi persónuverndarstefna var sett þann 31. janúar 2024.